வெற்றிகரமான விற்பனைக் கடிதங்கள்
அமெரிக்கன் எக்ஸ்பிரஸ்® ஓப்பின் ஸ்மோல் பிஸ்னெஸ் நெற்வேர்க்கில் இருந்து தொகுக்கப்பட்ட உள்ளடக்கங்களில் இருந்து மாற்றி அமைக்கப்பட்டது.
பதிப்புரிமை © 1995-2008, அமெரிக்கன் எக்ஸ்பிரஸ் கம்பனி. அனைத்து உரிமைகளும் பாதுகாக்கப்பட்டவை.
நம்பகமான வாடிக்கையாளர்களை அடைவதற்கான சிறந்தவழி தொலைபேசியே, பல நேரங்களில் விற்பனை பற்றிய கடிதங்களை நீங்கள் எழுதவேண்டியதிருக்கும். அப்படி சிறப்பானதாக எழுதப்படும் அந்த கடிதமே வாடிக்கையாளர்கள் மத்தியில் உங்கள் நிறுவனத்தை கவரக்கூடும். அந்தக் கடிதத்தில் தவறோ அல்லது பிழையோ இருந்தால், உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவை மீது இருக்கும் விருப்பம் குறைந்துவிட அதுவே காரணமாக இருக்கும்.
விற்பனை கடிதங்களில் மூன்று வகைகள் உண்டு -- அறிமுக கடிதங்கள்; பின்-தொடர் கடிதங்கள்; தொகுப்புகள் பற்றிய உறை கடிதங்கள் போன்றவை இதில் அடங்கும். அறிமுக கடிதத்தில் உங்களைப் பற்றியும், நீங்கள் எந்த நாள் மற்றும் நேரத்தில் அவர்களை சந்திக்க இருக்கிறீர்கள் என்பதையும் அதில் தெளிவாக குறிப்பிடவேண்டும். பின் தொடர் கடிதங்களானது நீங்கள் முன்பு அனுப்பிய கடிதத்தின் தொடர்ச்சியாகும்; இது ஒரு தொலைபேசி உரையாடலாக இருக்கலாம் அல்லது நேரடிச் சந்திப்பாகவோ இருக்கலாம். உறை கடிதங்கள் பெரும்பாலும் மொத்தமாக பொருட்கள் அனுப்பும்போது அதோடு இணைத்து, பெறுநருக்கு ஒரு விழிப்புணர்வை ஏற்படுத்தக்கூடியதாக இருக்கும்.
ஒரு சிறப்பான விற்பனைக் கடிதத்தை உருவாக்குவதற்கான சிறு குறிப்புகள்:
- உங்களைப் பற்றியல்லாமல் வாடிக்கையாளரைப் பற்றி பேசுங்கள்
- தெரிகிறதோ அல்லது இல்லையோ கடிதத்தைப் வாசிப்பவர்களுக்கு நீங்கள் யார் என்பது புரியவேண்டும்
- பொட்டுக்குறிகளைப் பயன்படுத்துங்கள்
- ஏதேனும் ஒரு செயல் வார்த்தையை வைத்து நிறைவுசெய்யுங்கள்
- உங்கள் கடிதம் சுருக்கமாக இருக்கவேண்டும்
- அவர்களின் நிறுவனத்தில் உங்களுக்குள்ள "பங்களிப்பு" என்ன என்பதையும் விளக்குங்கள்.
- புள்ளிவிவரங்கள் பயன்படுத்துங்கள்
- எண்ணங்களைப் பகிர்ந்துகொள்ளுங்கள்
- அதை பார்க்க ஒருவர் தேவை
உங்களைப் பற்றியல்லாமல் வாடிக்கையாளரைப் பற்றி பேசுங்கள்
விற்பனைக் கடிதத்தில் அதிகம் பயன்படுத்தப்படுவது,"நான்"என்ற சொல்லாகும், ஆனால், அதிகம் பயன்படுத்தவேண்டியது, "நீங்கள்" என்ற சொல்லாகும். "நான்" என்ற வார்த்தையைப் பயன்படுத்தி ஒரு விற்பனைக் கடிதத்தை தொடங்குவதை தவிர்ப்பது நல்லது, ஏனெனில் வாசிப்பவர் தொடர்ந்து வாசிக்காமல் போய்விடலாம். இவையாவும் விற்பனையின் நன்மைகளே -- உங்கள் தயாரிப்புகளின் சேவை தொடர்பான அம்சங்களைப் பற்றி உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு விருப்பம் இல்லாதபோதிலும், உங்கள் தயாரிப்புகளின் சேவைகள் எந்த வகையில் அவர்களுக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்பதை நீங்கள் விளக்கலாம். "உங்களின் சேவை பிரதிநிதிகளுக்கு அண்மைகால தொழில்நுட்பங்கள் குறித்து நான் பயிற்சி தருகிறேன்"என்பதற்குப் பதில், "வாடிக்கையாளர் திருப்தியுடன் சம்மந்தப்பட்ட அண்மைகால தொழில்நுட்பங்ளின் உங்கள் சேவை பிரதிநிதிகளுக்கு கற்றுத்தருவதன் மூலம் உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் கூறும் குறைகளின் அளவு குறையும்".கூறுவது சிறப்பு.
உங்கள் கடிதத்தில் சுருக்கமாக நீங்கள் யார் மற்றும் நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதுடன் தொடங்க வேண்டும். அறிமுக கடிதத்தில் இது மிகவும் அவசியமானது, அந்த குறிப்பிட்ட நபர் ஏற்கனவே உங்களுக்குப் பழக்கமானவராக இருந்தால் அதையும் நினைவுகூரவும். உதாரணமாக: "கடந்த வியாழக்கிழமை உங்களுடன் பேசியதில் மிக்க மகிழ்ச்சி. Acme Partners என்பது ஒரு விளம்பர நிறுவனம், இந்நிறுவனம் உங்கள் வலைத்தளத்தை சிறப்பாக மாற்றிடக்கூடிய வசதிகளை செய்யும்"" என்று கூறலாம்.
உங்கள் கடிதத்தின் அங்கத்தில் மூன்று அல்லது அதற்குமேற்பட்ட முக்கிய குறிப்புகள் இருக்கவேண்டும். பொட்டுக்குறிகள் இருப்பதை மக்கள் அதிகம் விரும்புவார்கள், காரணம் கடிதத்தை எளிமையாக வாசிக்க இது உதவும். எழுதுபவர்/விற்பனையாளராக இருக்கும்போது, முக்கிய தகவல்களை நீங்கள் குறித்துகாட்டுவதும் சிறப்பானது.
உங்கள் கடிதத்திலிருந்து எந்த விளைவை பெறவிரும்புகிறீர்கள்? நேரடி சந்திப்பை விரும்புகிறீர்களா? முந்திய சந்திப்பில் கேட்கப்பட்ட கேள்விகளுக்கு பதில் கூறுகிறீர்களா? வாடிக்கையாளர்களுக்கு தகவல் தெரிவிக்கப்படவேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களா? கையொப்பமிடப்பட்ட ஒப்பந்தத்தை பெற விருப்பமா? குறிப்பிட்டச் செயல்வடிவ வேண்டுகோளை இட்டு உங்கள் கடிதத்தை முடியுங்கள். உதாரணமாக: "சந்திப்பு குறித்து பேசுவவதற்கு வருகிற நவம்பர் 18, வியாழக்கிழமை காலை 10. a.m மணிக்கு உங்களைத் தொடர்பு கொள்கிறேன்" அல்லது "வருகிற டிசம்பர் 12 ஆம் திகதிக்குள் இதில் இணைக்கப்பட்டுள்ள ஒப்பந்தத்தை திருப்பி அனுப்பவும் அல்லது உங்களுக்கு வேறெதேனும் சந்தேகங்கள் அல்லது கேள்விகள் இருந்தால் என்னைத் தொடர்புக்கொள்ளவும்".
பெரும்பாலும் அனைவரும் கடிதத்தின் முதல் பக்கத்தை தான் வாசிப்பார்கள், ஆகவே உங்கள் கடிதம் ஒரே பக்கத்தில் இருக்கும்படி பார்த்துக் கொள்ள வேண்டும். கடிதம் யாரிடமிருந்து வந்துள்ளது என்பதை அறிந்துகொள்ள பெரும்பாலானவர்கள் கையொப்பம் இருக்கிறதா என்று கடிதத்தின் கீழ் பகுதியைதான் முதலில் பார்ப்பார்கள். சுருக்கமானதே செயல்திறன் மிக்கது, அதனால் சுருக்கமான கடிதத்தை தயாரித்து வாடிக்கையளர்களுக்கு அனுப்புங்கள்.
உங்கள் வாடிக்கையாளரின் நிறுவனத்தைப் பற்றி முழுமையாக நீங்கள் அறிந்துக்கொள்வதன் மூலம் சிறப்பாக அவர்களின் கவனத்தை நீங்கள் கவர முடியும். நிறுவனத்தை சேர்ந்த பல வாடிக்கையாளர்களை கவர்வதற்கு இது ஒரு சிறப்பான வழியாகும். அவர்களின் தரம், மதிப்பு, மற்றும் தேவைகளைப் பற்றி விரிவாகப் பேசுங்கள். உதாரணமாக: "Acme நிறுவனம், சிறந்ததொரு சேவையை வழங்கி வாடிக்கையாளர்களின் தேவைகளை முதலில் நிறைவேற்றும்" அல்லது "அஜாக்ஸ் விட்ஜெட்டைப் பயன்படுத்துவதற்கான பல மதிப்பு மிக்க சான்றுகள் உள்ளன".
தேவைப்படும் விவரங்களைப் புள்ளிவிவரங்களாக எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவையை பற்றி கூறும்போது அந்த சிக்கலை நீங்கள் தீர்க்கமுடியும் என்பதையும் விளக்கும்போது, நீங்கள் அவர்களின் வியாபாரத்தைப் பற்றிப் புரிந்து கொண்டீர்கள் எனக் காட்டும், உங்கள் தயாரிப்பு அல்லது சேவையை ஆதரிப்பதற்கான வழியை ஏற்படுத்தவும் இது உதவும். உதாரணமாக, மென்பொருள் குறித்து பயிற்சியளிக்கும் நிறுவனமாக இருந்தால் இப்படிக் கூறலாம், "Acme Research Associates நிறுவனத்தின் கூற்றுப்படி, ஒரு வருடத்தில் பெரும்பாலான கணனிப் பயனாளர்கள் 100 மணிநேரத்தை எப்படி ஒரு சில வேலைகள் முடிந்தது என்பதைக் கண்டுபிடிப்பதிலேயே செலவிடுகின்றனர்".
உங்கள் விற்பனைக் குறித்த கடிதத்தில், நம்பகத்தன்மை கொண்ட வாடிக்கையாளர்களிடம் நீங்கள் எதிர்பார்ப்பது என்ன என்பதைப் பற்றியும் சுருக்கமாக குறிப்பிடவேண்டும். கருத்துகளை மட்டுமே எடுத்துக்கொண்டு, உங்கள் அலுவல் சார்ந்த எந்தப் பணியையும் உங்களிடமிருந்து பெறமுடியாமல் போகக்கூடிய சூழலும் உண்டு என நீங்கள் கருதலாம். ஆனால் அது தவறு. கடிதத்தில் உங்களின் சிறந்த எண்ணங்களை பகிர்ந்துகொள்வதால், உங்கள் தயாரிப்புகள் அல்லது சேவைகளில் அவர்களுக்கு நன்மை கிடைக்கும் என்பதை உணர்வார்கள். முக்கியமாக, உங்கள் திறமையை அதில் வெளிப்படுத்தக்கூடிய வாய்ப்பு கிடைக்கிறது.
எந்தவொரு கடிதத்தையும் நீங்கள் அனுப்புவதற்கு முன்னர், அதை வேறொருவர் நன்கு வாசிப்து சிறந்தது. உங்கள் கடிதம் தெளிவாக உள்ளதா என்பதை தெரிந்துகொள்ளமுடியும். மேலும், எழுத்துப்பிழைகள் மற்றும் கவனக் குறைவால் ஏற்பட்ட தவறுகள் ஏதேனும் உள்ளதா என்பதையும் அவர்களிடமிருந்து நீங்கள் தெரிந்துக்கொள்ள முடியும்.
No comments:
Post a Comment